只要有一定的阅读经验都能明显地感觉到，公文的语言与其他文体的语言有较大的差异。
对于一个民族来说，不管写作什么文章，似乎使用的语言都是一样的。还是那些字和单同，还是那样的语法，为什么写出来的文章却属于不同的体式呢?这不仅是因为内容的不同，还在于语言体式的不同。
文学创作使用反常化的语言，要对实用语言“施加暴力”使它“扭曲”、“变形”，从而使语言产生新异性。公务员写作则要使用实用性的语言，忠于每一个语同的同典意义。
文学语言是创造性语言，公文语言是规范性语言。
一、语言对公务员写作的意义
(一)语言是思想的物质外壳
马克思有一句话说：“语言是思想的直接现实。”思想属于人类意识的范畴，是抽象的，不是现实。但是思想如果穿上语言的外衣，也就是说，借助于语言这个物质外壳，它就可以转化为现实，可以传播出去进而影响别人。一篇表达某种认识的文章是现实存在物，一段口头表达思想的语音也是现实存在物，是文字和语音把思想固化了，物质化了，所以语言是思想的直接现实。
人们的思想，只有运用语言才能够确定，才能够物化，才能够传达和接受。进一步说，人们离开了语言，根本没有办法进行逻辑思维。没有同语，无法确定概念;没有句子，无法进行判断离开了概念和判断，推理更无从谈起。所以，离开了语言的所谓“赤裸裸的思想”是不存在的。
(二)公文需要严谨规范的语言
公文的语言是规范性语言，不如文学语言创造性强，这很容易给人一种误解，觉得公文语言掌握起来比较容易。其实，公文语言和文学语言都需要具有高度的修养。
周恩来1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话，其中有一段被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。我们可以通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。
我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的独立和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干步应该停止，在亚洲各国的外国军事基地应该撤除，驻在亚洲各国的军队应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和限制应该取消)
这段话运用了排比的修辞格，显得气势磅礴，很能显不正义的力量。从措同角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的语同：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些语同都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于十涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱,公文语言就应该是这样炉火纯青的语言。公文语言一旦出现错、漏、歧解，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼
二、公文语言的基本特征
(一)实用性
俄国形式主义者们把人类的语言分为两大基本类型：实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在同汇、语法上没有太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种语言。实用语言只传达同语的同典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注意。而文学语言不限于传达同语的同典意义，它是对实用语言进行“扭曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。对此，俄国著名形式主义文学理论家什克洛夫斯基曾说过这样一段话：
那种被称为艺术的东西之存在，就是为了唤回人对生活的感受，使人感觉事物，使石头作为石头被感受)艺术的目的就是把对事物的感觉作为视象，而不是作为认知提供出来;艺术的程序是事物的“反常化”程序，和予以其复杂形式的程序，它增加了感受的难度和时延，因为艺术中的接受过程是以自身为目的，所以它理应延长;艺术是一种体验事物创造之方式，而被创造物在艺术中已无足轻重)
我们摘引这段话的目的是为了更好地认识实用语言。如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言则是表达认知的语言。必须分清这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象
(二)规范性
公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在同汇上，公文语言严格遵照其同典意义;在造句上，公文语言严格遵循语法规则;在修辞上，公文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反话等常规修辞格，而对夸张、通感、暗不等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻落实的保障。
(三)模式性
在公务员写作中，沿用一些固定的模式化语句和语同的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。模式化语言对于别的文体来说可能是失败，而对于公文来说却是一种必需。
公文的体式就是模式化的，每一种体式在写作中都有固定的套路，在套路的实施过程中自然而然地形成了一些适宜这些套路的语言，沿用它们，方便、简洁、有效。如“特此函复”这一说法，如果换用别的语言来表达，无论怎样努力都不可能这样简练明自。
公文语言还有相当一部分是沿用(日语，如“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语，在我国世代相袭，已不知用了多少年。这样的套语有益无害，大家乐意袭用，故意标新立异，反而不伦不类。因此，在公文中常常能见到一些文言同语，它们已经自然地与现代汉语融为一体了。这是公文语言模式性的表现之一，不足为怪。
